Reiskosten in tijden van corona: wat mag, wat moet en wat kan?

16 april 2020

Reiskosten in tijden van corona: wat mag, wat moet en wat kan?

Nu de overheidsmaatregelen inzake corona werkgevers verplichten hun medewerkers waar kan thuis te laten werken, is het van belang vergoedingen, verstrekkingen aan medewerkers, alsook inhoudingen, tegen het licht te houden. Wat overeengekomen is met medewerkers, is gebaseerd op “normale werkpatronen”. Daar is alleen nu in veel gevallen geen sprake meer van. Als werkpatronen door corona maatregelen veranderen en werkgevers daar niet op inspelen, kan dat consequenties hebben voor de loonheffing.

In dit artikel gaan we dieper in op de verschillende vormen van reiskosten vergoedingen.

De vaste onbelaste reiskostenvergoeding
Op basis van fiscale regelgeving geldt onder voorwaarden een gerichte vrijstelling van € 0,19 cent per km voor woon-werk verkeer. De vaste vergoeding wordt dan berekend op basis van 214 dagen x (gebruikelijke) reisafstand woon-werk x 2 (=retour) x € 0,19 cent per km. Door de uitkomst hiervan door 12 te delen, wordt de vaste reiskostenvergoeding per maand bepaald.

Voorwaarde voor deze onbelaste vergoeding is wel dat een fulltime werknemer meer dan 60% van de werkdagen, of te wel 128 dagen bij een fulltime dienstverband, naar zijn of haar werkplek reist. Voor een parttimer geldt dat een pro rata gedeelte vergoed mag worden van het aantal dagen. Ook geldt de voorwaarde dat als een werknemer langer dan 6 weken niet op kantoor werkt, na afloop van de 6e week de gerichte vrijstelling komt te vervallen.

Nu door corona werkpatronen afwijken van de normale werkpatronen, zou dit normaal gesproken leiden tot consequenties voor de loonheffing in een groot aantal gevallen. Op 14 april jl. heeft de Belastingdienst echter een coulance regeling met terugwerkende kracht, afgekondigd waardoor werkgevers mogen blijven uitbetalen conform de reispatronen van vóór het corona tijdperk.

U mag overigens wel de vaste reiskostenvergoeding stopzetten in de volgende gevallen:
• als werknemers volledig thuiswerken;
• als het een reële verwachting is dat werknemers door corona maatregelen minder dan 60% van zijn of haar werkdagen op jaarbasis naar het werk reizen. U kunt met hen afspreken om voortaan woon-werk reiskosten op declaratiebasis te vergoeden.

Onder de normale omstandigheden is het zo dat als uw medewerker na verloop van tijd weer conform het “normale werkpatroon” gaat werken u pas weer overgaan tot betaling van de vaste onbelaste reiskosten vanaf de maand ná de maand waarin de werknemer weer werkt. Met de coulance regeling van de fiscus in het achterhoofd is het zeer aannemelijk dat dit niet geldt en u gelijk weer mag overgaan tot uitbetaling van de vaste vergoeding.

Reizen met OV
Als een werknemer voor het werk reist met openbaar vervoer, dan kan het zijn dat de werkgever de werkelijk gemaakte kosten belastingvrij vergoedt. Vanaf het eerste moment van thuiswerken is vergoeding van OV-kosten niet meer mogelijk, omdat er geen werkelijke kosten meer worden gemaakt.
Heeft een werknemer een abonnement dan dient dat zo snel mogelijk tijdelijk gestopt te worden (zie hiervoor www.ns.nl). Werknemers met een jaarabonnement (die niet tijdelijk stop gezet kunnen worden) zullen de periode dat er niet naar het werk gereisd wordt, voor hun eigen rekening moeten nemen. Dit om te voorkomen dat u als werkgever achteraf geconfronteerd wordt met correctieverplichtingen of dat u over OV-reisvergoeding belasting moet betalen (tegen het normale belastingtarief van het reguliere salaris).

Auto van de zaak
Verstrekt u als werkgever een auto van de zaak, dan wordt er bijtelling betaald (tenzij de auto aantoonbaar niet privé wordt gebruikt). Die bijtelling is een forfaitaire waarde, gebaseerd op het normale werkpatroon. Maar als de auto van de zaak niet of nauwelijks meer zakelijk gebruikt wordt, kan er sprake zijn van een hogere bijtelling, namelijk tot maximaal de werkelijke kosten van de auto (motorrijtuigen belasting, brandstof, verzekeringen en afschrijvingen). Om niet achteraf zaken recht te hoeven zetten, is het verstandig in overleg met uw medewerker de grondslag van de bijtelling aan te passen en tijdelijk de fiscale bijtelling in uw salarisadministratie te wijzigen.

Reiskosten op declaratiebasis
Wanneer de werknemer achteraf op declaratiebasis reiskosten vergoed krijgt, dan hoeft de werkgever geen reiskosten te vergoeden als de werknemer niet gereisd heeft. Werknemers die thuiswerken of in corona-quarantaine verblijven, krijgen dan dus geen reiskostenvergoeding meer.

Reiskostenvergoeding en NOW
Als een werknemer onder de NOW valt en op basis van de arbeidsovereenkomst recht heeft op een reiskostenvergoeding, dan blijft dat van kracht voor de duur van de arbeidsovereenkomst. Dit kan anders zijn, wanneer de werknemer als gevolg van de coronacrisis niet werkt of gedeeltelijk thuis werkt. Zie hiervoor de voorgaande informatie.

 

 

*Dit artikel geeft de situatie weer op 16 april. Zoals aangeven is recent een coulance regeling van kracht gegaan met betrekking tot de vaste onbelaste reiskosten. Het is niet ondenkbaar dat er nog aanvullende coulance regelingen van kracht worden waaronder de regeling met betrekking tot de vergoeding van OV-jaarabonnementen of auto’s van de zaak. Voordat u maatregelen  neemt is het aan te bevelen om eerst een eventuele van toepassing zijnde CAO of de specifieke arbeidsovereenkomst te raadplegen om zeker te zijn dat er geen afwijkende afspraken of regelingen van toepassing zijn voor uw medewerker(s).

Terug naar overzicht